Manajemen Perlengkapan atau Logistik
I.
Definisi
Serangkaian kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan
pengadaan,pencatatan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penggunaan logistic
guna mendukung afektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi.
Berdasarkan
uraian dari pengertian manajemen dan pengertian logistik, bahwa manajemen lebih
menitik beratkan pada cara untuk mengelola barang melalui tindakan-tindakan
perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran,
pemeliharaan dan penghapusan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
Logistik
adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan
strategis barang, suku cadang dan barang dari para suplier, diantara
fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan.
Sarana
dan perlengkapan pelayanan merupakan pendukung yang sangat penting bagi
terlaksananya pelayanan kebidanan kepada klien atau pelanggan. Pada dasarnya
persediaan akan mempermudah jalannya operasi perusahaan pabrik yang harus
dilakukan secara berturu-turut untuk memproduksi barang-barang dan
menyampaikannya kepada konsumen.
Manajemen adalah seni memperoleh
hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan
logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen
merupakan suatu pendekatan yang bertujuan meningkatkan efektifitas degan
menggunakan model metematika dan statistic.
Manajemen logistik adalah suatu ilmu
pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan
kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan
material/alat-alat. Sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan
bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat
bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
II.
Tujuan manajemen logistik
a.
Tujuan umum
1. Tujuan operasional
Tujuan
operasional agar tersedia barang / bahan dalam jumlah yang tepat
dan mutu yang memadai.
2. Tujuan keuangan
Tujuan
keuangan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang
serendah-serendahnya.
3.
Tujuan pengamanan
b.
Tujuan khusus
Mendukung efektivitas
dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi
III.
Implementasi manajemen logistic pada klinik bidan praktik swasta
Jenis-jenis
peralatan dan perlengkapan pelayanan Untuk melaksanakan praktek bidan terdapat
sejumlah persyaratan minimal peralatan dan perlengkapan pelayanan kebidanan
yang diatur melalui peraturan pemerintah, Untuk melaksanakan praktik bidan terdapat
sejumlah persaratan minimal dan perlengkapan pelayanan
kebidanan yang diatur melalui peraturan pemerintah.
Perlengkapan pelayanan
kebidanan yang di atur melalui peraturan pemerintah,yang mencakup
1.
Peralatan (steril dan tidak steril)
2.
Bahan habis pakai
3.
Obat-obatan
4.
formulir dan kelengkapan adsministrasi.
IV.
Fungsi manajemen perlengkapan
Fungsi logistik dapat disusun dalam
bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut:
1)
Fungsi Perencanaan
Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan
langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan
kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai
(user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing
organisasi. Perencanaan adalah hasil
rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan
atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha
merumuskan dasar dan pedoman tindakan
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya
sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh
perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring,
evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk
tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.
Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan
akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar
dalam pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan bagan kerjasama antara
pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas.
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan
pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara
pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing
kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh
kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.
Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:
a. Rencana jangka panjang (Long range)
b. Rencana jangka menengah (Mid range)
c. Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan
sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan
berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi
perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
a. Rencana
Pembelian
b. Rencana
Rehabilitasi
c. Rencana
Dislokasi
d. Rencana Sewa
e.
Rencana Pembuatan
Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan
perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala
mata uang dan jumlah biaya.
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan
dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya
biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan
keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan
anggaran yang reliable.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali
dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya
keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali
dalam keadaan terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhana dan tidak rumit akan sangat
membantu kegiatan.Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di
perhatikan antara lain adalah:
a. Peraturan–peraturan
terkait
b. Pertimbangan
politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
c. Hal-hal yang
berhubungan dengan anggaran
d. Pengaturan
anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik
Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada
institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit
Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes,
Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta
sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur),
Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari).
Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk
obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga,
bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.
2
) Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi
kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan
sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha
untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi.
fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan
yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya.
Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi
didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien
untuk kepentingan organisasi. Cara–cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan
fungsi pengadaan adalah:
a. Pembelian
b. Penyewaan
c. Peminjaman
d. Pemberian (
hibah )
e. Penukaran
f. Pembuatan
g. Perbaikan
Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan
tahapan sebagai berikut:
a. Perencanaan dan
penentuan kebutuhan
b. Penyususnan
dokumen tender
c. Pengiklanan/penyampaian
uandangan lelang
d. Pemasukan dan
pembukuan penawaran
e. Evaluasi
penawaran
f. Pengusulan dan
penentuan pemenang
g. Masa sanggah
h. Penunjukan
pemenang
i.
Pengaturan kontrak
j.
Pelaksanaan kontrak
Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar
maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian
dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan.
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:
a. Kode etik pengadaan
Kode etik
pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:
·
Hubungan pribadi dengan para pedagang
sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua
tahap perdagangan
·
Tidak boleh ada keterangan orang dalam,
kepada siapapun.
·
Memberi batas kepada seorang rekanan
adalah melanggar etika
b. Pelelangan pengadaan barang
Setiap
mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan
pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:
·
Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya
5 orang terdiri dari unsur: Perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan,
penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab
tehnis.
·
Dilarang duduk sebagai anggota panitia
adalah: Kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat
jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa.
·
Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala
kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek
·
Masa kerja panitia berakhir sesuai
dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk.
3 ) Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan
barang persediaan di tempat penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin
penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan
pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup
semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi
yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari
kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.
Faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan
adalah:
a. Pemilihan
lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi,
bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi
udara yang baik.
b. Barang (Jenis,
bentuk barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat
digolongkan ke dalam:
·
Barang biasa: Kendaraan, mobil
ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda dll.
·
Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat
medis dll.
c. Pengaturan
ruang
Bentuk-bentuk tempat penyimpanan,
rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.
d. Prosedur/sistem
penyimpanan
Formulir-formulir transaksi,
kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang,
pengawetan dll.
e. Penggunaan alat
bantu
f. Pengamanan dan
keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian,
tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan
tindakan keamanan.
4 ) Fungsi
Penyaluran (Distribusi)
Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola
pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya . Faktor yang
mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
a. Proses
Administrasi
b. Proses
penyampaian berita (data-data informasi)
c. Proses
pengeluaran fisik barang
d. Proses angkutan
e. Proses
pembongkaran dan pemuatan
f. Pelaksanaan
rencana-rencana yang telah ditentukan
Ketelitian dan
disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang
sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
5) Fungsi Penghapusan
Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari
pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Alasan
penghapusan barang antaralain:
a.
Barang hilang, akibat kesalahan
sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak
ditemukan
b.
Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai
barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan
faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan
efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh
dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi
yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak
memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi.
c.
Surplus dan ekses
d.
Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak
diurus
e.
Rampasan yaitu barang-barang bukti dari
suatu perkara
Cara-cara
penghapusan yang lazim dilakukan antara lain:
·
Pemanfaatan langsung: Usaha
merehabilitasi/merekondisi komponen-komponen yang masih dapat digunakan kembali
dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
·
Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan
nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain
·
Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang
memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung
·
Hibah: Pemanfaatan langsung atau
peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah)
·
Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di
bawah tangan atau dilelang
·
Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan
keselamatan lingkungan
6) Fungsi
Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian,
pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang
sedang atau telah berlangsung. Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:
a. Merumuskan
tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan
prosedur lain
b. Melaksanakan
pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan
informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana
c. Melakukan
kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka
pencapaian tujuan
d. Melakukan
supervisi
Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan
sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:
a. Struktur
organisasi yang baik
b. Sistem
informasi yang memadai
c. Klasifikasi
yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
d. Pendidikan dan
pelatihan
e. Anggaran yang
cukup memadai
DAFTAR PUSTAKA
Maya. 2011. http://antena-maya.blogspot.com/2011/11/organisasi-dan-manajemen-kebidanan.html
(diunduh pukul 19.27 wib tanggal 13 maret 2013).
Sahela, Sitti. 2012. Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan
Serta Kebidanan. Jakarta: PT Salemba.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar