Sabtu, 04 Mei 2013

manajeman perlengkapan atau logistik


Manajemen Perlengkapan atau Logistik

I.                   Definisi
Serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan,pencatatan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penggunaan logistic guna mendukung afektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan uraian dari pengertian manajemen dan pengertian logistik, bahwa manajemen lebih menitik beratkan pada cara untuk mengelola barang melalui tindakan-tindakan perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan dan penghapusan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
Logistik adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan strategis barang, suku cadang dan barang dari para suplier, diantara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan.
Sarana dan perlengkapan pelayanan merupakan pendukung yang sangat penting bagi terlaksananya pelayanan kebidanan kepada klien atau pelanggan. Pada dasarnya persediaan akan mempermudah jalannya operasi perusahaan pabrik yang harus dilakukan secara berturu-turut untuk memproduksi barang-barang dan menyampaikannya kepada konsumen.
Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen merupakan suatu pendekatan yang bertujuan meningkatkan efektifitas degan menggunakan model metematika dan statistic.
Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat. Sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif.

II.                Tujuan manajemen logistik
a.       Tujuan umum
1.      Tujuan operasional
Tujuan operasional  agar tersedia barang / bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai.
2.      Tujuan keuangan
Tujuan keuangan  operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-serendahnya.
3.      Tujuan pengamanan
b.      Tujuan khusus
Mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi

III.             Implementasi manajemen logistic pada klinik bidan praktik swasta
Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan pelayanan Untuk melaksanakan praktek bidan terdapat sejumlah persyaratan minimal peralatan dan perlengkapan pelayanan kebidanan yang diatur melalui peraturan pemerintah, Untuk melaksanakan praktik bidan terdapat sejumlah persaratan minimal dan perlengkapan pelayanan kebidanan yang diatur melalui peraturan pemerintah.
Perlengkapan pelayanan kebidanan yang di atur melalui peraturan pemerintah,yang mencakup
1.      Peralatan (steril dan tidak steril)
2.      Bahan habis pakai
3.      Obat-obatan
4.      formulir dan kelengkapan adsministrasi.

IV.             Fungsi manajemen perlengkapan
Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut:


1)      Fungsi Perencanaan
Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi.  Perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.
Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas.
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.
Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:
a.       Rencana jangka panjang (Long range)
b.      Rencana jangka menengah (Mid range)
c.       Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:

a.       Rencana Pembelian
b.      Rencana Rehabilitasi
c.       Rencana Dislokasi
d.      Rencana Sewa
e.       Rencana Pembuatan


Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya.
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang reliable.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhana dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan.Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah:
a.       Peraturan–peraturan terkait
b.      Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
c.       Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran
d.      Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik
Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari  Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari).
Alokasi anggaran  logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.

2 ) Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya.
Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara–cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah:

a.       Pembelian
b.      Penyewaan
c.       Peminjaman
d.      Pemberian ( hibah )
e.       Penukaran
f.       Pembuatan
g.      Perbaikan


Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
a.       Perencanaan dan penentuan kebutuhan
b.      Penyususnan dokumen tender
c.       Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang
d.      Pemasukan dan pembukuan penawaran
e.       Evaluasi penawaran
f.       Pengusulan dan penentuan pemenang
g.      Masa  sanggah
h.      Penunjukan pemenang
i.        Pengaturan kontrak
j.        Pelaksanaan kontrak
Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan.
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:
a.    Kode etik pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:
·         Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan
·         Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun.
·         Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika
b.    Pelelangan pengadaan barang
Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:
·         Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari unsur: Perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab tehnis.
·         Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa.
·         Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek
·         Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk.

3 ) Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.
Faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:
a.       Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.
b.      Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:
·         Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda dll.
·         Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat medis dll.
c.       Pengaturan ruang
Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.
d.      Prosedur/sistem penyimpanan
Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dll.
e.       Penggunaan alat bantu
f.       Pengamanan dan keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.

4 )       Fungsi Penyaluran (Distribusi)
Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya . Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:

a.       Proses Administrasi
b.      Proses penyampaian berita (data-data informasi)
c.       Proses pengeluaran fisik barang
d.      Proses angkutan
e.       Proses pembongkaran dan pemuatan
f.       Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan
Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

5)  Fungsi Penghapusan
Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Alasan penghapusan barang antaralain:
a.       Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan
b.      Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi.
c.       Surplus dan ekses
d.      Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus
e.       Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara

Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan antara lain:
·         Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
·         Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain
·         Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung
·         Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah)
·         Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang
·         Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan

6)      Fungsi Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung. Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:
a.       Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain
b.      Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana
c.       Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan
d.      Melakukan supervisi
Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:
a.       Struktur organisasi yang baik
b.      Sistem informasi yang memadai
c.       Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
d.      Pendidikan dan pelatihan
e.       Anggaran yang cukup memadai



DAFTAR PUSTAKA
Maya. 2011. http://antena-maya.blogspot.com/2011/11/organisasi-dan-manajemen-kebidanan.html (diunduh pukul 19.27 wib tanggal 13 maret 2013).
Sahela, Sitti. 2012. Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Serta Kebidanan. Jakarta: PT Salemba.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar